چکاپ یک سازمان با استفاده از داده‌ها
هر یک از ما برای بررسی وضعیت سلامتی خود نیاز به چکاپ و آزمایش‌های پزشکی داریم. چکاپ‌ها به ما نشان می‌دهند که وضعیت سلامت بدن ما از نظر علم پزشکی در چه سطحی می‌باشد تا اگر مشکلی در بدن وجود دارد، قبل از آنکه عوارض بیرونی آن مشاهده شود بتوانیم جلو پیشرفت آن را بگیریم.
این موضوع در مورد هر سازمان و کسب و کاری نیز صادق است. کسب و کارها موجودات زنده‌ای هستند که چکاپ مداوم وضعیت ان‌ها باعث می‌شود تا از ورشکستگی و یا ضررهای بزرگ جلوگیری شود.
چکاپ هر سازمان و یا به عبارت دقیق تر، ارزیابی عملکرد هر سازمان به کمک شاخص‌های ارزیابی عملکرد انجام می‌شود. برای ارزیابی وضعیت هر کسب و کار، با توجه به زمینه فعالیت آن کسب و کار باید شاخص‌های عملکردی مخصوص به خود را تعریف کرد. این شاخص‌ها در حوزه‌های مختلف مالی و حسابداری، زنجیره تامین، انبارش، منابع انسانی، فروش و خرید و تولید وجود دارند که واحدهای مختلف هر سازمان را زیر ذره‌بین خود قرار می‌دهند.
یکی از کتاب های مناسب در این زمینه کتاب “مرجع شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد سازمان” نوشته استیون براگ است که انتشارات آریانا قلم آن را ترجمه کرده است.
برای اجرایی کردن ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف ۳ گام اساسی مورد نیاز است:
- تهیه زیرساخت جمع‌آوری داده های عملکرد واحدها
عملکرد واحدهای مختلف هر سازمان در هر روز کاری باید ذخیره و ثبت شوند. اطمینان از صحت این داده‌ها بسیار اهمیت دارد زیرا بر اساس این داده‌ها، عملکردها ارزیابی خواهند شد.
۲٫ تعریف شاخص‌های ارزیابی عملکرد
در مرحله بعدی، باید شاخص‌های ارزیابی متناسب با نیاز واحد مد نظر تعریف شوند. توجه شود که شاخص‌های زیادی وجود دارند که استفاده از همه ان‌ها می‌تواند گمراه‌کننده باشد. بنابراین، تعریف شاخص‌های صحیح که موضوع مورد هدف را به درستی شناسایی و اندازه‌گیری کند از اهمیت بالایی برخوردار است.
۳٫ نمایش صحیح به کمک داشبوردهای مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی ابزارهای نمایشی ساده‌ای هستند که با استفاده از آن‌ها مدیران می‌توانند تحلیل وضعیت سازمان و تصمیم‌گیری پیرامون موضوعات مختلف را به سادگی، با دقت و جامعیت بالا انجام دهند.
مثال:
برای مثال فرض کنید میخواهیم عملکرد واحد خرید یک شرکت مواد غذایی را مورد ارزیابی قرار دهیم. در مرحله اول، فعالیت‌های این واحد را باید ثبت کنیم. یکی از این فعالیت‌ها، خرید به هنگام مواد اولیه می‌باشد. این موضوع را میتوان در قالب یک فایل اکسل بررسی کرد. در مرحله بعد، شاخص “مدت زمان تامین” را اینچنین تعریف می‌کنیم: “اختلاف مدت زمان برنامه ریزی شده برای تامین یک جنس از مدت زمان واقعی تامین‌شده”. در مرحله بعد نیز، به کمک نمودارهای مختلف، این شاخص را پایش می‌کنیم. این شاخص در کنار شاخصی مانند “توقف خط” می‌تواند عملکرد واحد بازرگانی و تاثیر آن در خواب خط تولید را به ما نشان دهد.
نکته مهم در اهمیت این موضوع آن است که با طراحی درست و اصولی شاخص‌های مرتبط و داشبوردهای مدیریتی، مدیران سازمان‌ها هر روز می‌توانند آخرین وضعیت سازمان خود را مشاهده کرده و در یک نگاه کلی، عملکرد سازمان را مورد ارزیابی قرار دهند.
این همان چکاپ سازمانی است.
شرکت آذر لاله فراز آسیا (آلفا) در زمینه فوق‌الذکر می‌تواند خدمات مناسبی را برای ارائه به شرکت‌ها آماده نماید.
نگارنده:
امیر صدیقی